Oggetto e ambito di applicazione

La tutela della privacy dei visitatori di questo sito è una priorità fondamentale per AEGIS EVENT.

La presente informativa descrive come vengono trattati i dati personali raccolti da AEGIS EVENT nell’ambito dell’utilizzo del sito https://www.metrics-summit.org. Si estende alle attività di ricontatto di AEGIS EVENT nei confronti delle persone che hanno chiesto di essere ricontattate o di collaborare con AEGIS EVENT.

L’informativa si rivolge ai visitatori del sito, alle persone che contattano l’organizzatore, a partecipanti e invitati, relatori, candidati ai comitati e rappresentanti di sponsor, espositori, partner e fornitori. Copre i dati raccolti online, via e-mail, tramite moduli e ordini o durante gli scambi relativi al congresso.

I trattamenti sono effettuati conformemente al Regolamento (UE) 2016/679 del 27 aprile 2016, il Regolamento generale sulla protezione dei dati («GDPR»), e alla legge belga del 30 luglio 2018 sulla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali.

I trattamenti facoltativi si applicano solo se utilizza il servizio interessato, dopo essere stato informato e, quando necessario, aver prestato il consenso.

Titolare del trattamento e referente

AEGIS EVENT è titolare dei trattamenti descritti nella presente informativa e ne determina finalità e mezzi.

AEGIS EVENT segue le questioni relative alla protezione dei dati degli utenti e delle persone indicate all’articolo 1 della presente informativa.

Per domande specifiche può inoltre contattare il sig. Antoine RIZK, responsabile delle questioni relative al trattamento dei dati personali, via e-mail o per posta presso la sede di AEGIS EVENT, alla sua attenzione.

Origine dei dati

I dati provengono principalmente dalle informazioni che comunica direttamente: richieste di contatto, scambi con l’organizzatore, iscrizioni, ordini, proposte di intervento e scelte di comunicazione.

Alcuni dati professionali possono essere comunicati dal datore di lavoro, dall’organizzazione, da uno sponsor che la invita o dalla persona che organizza il suo intervento. Possono inoltre provenire da fonti professionali pubbliche pertinenti, come il sito della sua organizzazione o un annuario professionale. Il carattere pubblico non esonera AEGIS EVENT dal rispetto del GDPR.

In caso di raccolta indiretta, AEGIS EVENT le indica in particolare la fonte e le categorie di dati interessate entro il termine legale massimo di un mese o, se precedente, al momento della prima comunicazione con lei o della prima trasmissione a un altro destinatario, salvo eccezioni di legge.

I dati tecnici di navigazione sono descritti alla sezione 4.7 e nella politica sui cookie.

Dati trattati e finalità

Rispondere alle richieste e preparare un rapporto contrattuale

I moduli e gli scambi possono comportare il trattamento di cognome, nome, funzione, organizzazione, indirizzo e-mail professionale, numero di telefono se comunicato, messaggio e documenti necessari a gestire la richiesta.

Questi dati servono a risponderle, trasmettere le informazioni richieste, preparare un’offerta di sponsorizzazione o esposizione e dare seguito agli scambi.

Quando agisce per proprio conto in vista di un contratto, il trattamento si basa su misure precontrattuali adottate su sua richiesta. Se rappresenta un’organizzazione o presenta una richiesta generale, si basa sul legittimo interesse di AEGIS EVENT a rispondere ai propri interlocutori e organizzare i rapporti professionali.

Gestire le iscrizioni e la partecipazione al congresso

All’apertura delle iscrizioni, i dati necessari potranno includere identità, recapiti professionali, organizzazione, funzione, categoria di partecipazione, servizi scelti, informazioni utili all’emissione del badge e alla gestione degli accessi, nonché gli scambi relativi alla partecipazione.

Servono a gestire l’iscrizione, rilasciare documenti e badge, organizzare l’accoglienza, gestire gli accessi e inviarle le informazioni pratiche necessarie al congresso.

Il trattamento si basa sull’esecuzione del contratto quando ne è personalmente parte. Per le persone iscritte dalla propria organizzazione o invitate da un partner, si basa sul legittimo interesse di AEGIS EVENT a eseguire gli impegni assunti con tale organizzazione e gestire la partecipazione delle persone designate.

Le comunicazioni indispensabili a un’iscrizione o a un servizio sono distinte da quelle promozionali. La disiscrizione da queste ultime non interrompe l’invio delle informazioni necessarie all’esecuzione del servizio.

AEGIS EVENT tratta i recapiti degli interlocutori, le informazioni sull’offerta scelta, ordini, inviti e servizi concordati, dati di fatturazione, numeri d’ordine e IVA, firme, riferimenti e stato dei pagamenti.

Questi dati consentono di preparare ed eseguire gli accordi, organizzare gli spazi espositivi e la visibilità concordata, gestire gli inviti e tenere la contabilità.

I pagamenti online tramite biglietteria sono effettuati attraverso PayPal. I dati necessari alla transazione, comprese le informazioni sulla carta utilizzata, sono trattati per autorizzare ed eseguire il pagamento e, se necessario, effettuare un rimborso. Le informazioni sul trattamento del fornitore sono disponibili su: https://www.paypal.com/fr/legalhub/paypal/privacy-full

AEGIS EVENT utilizza inoltre le informazioni di pagamento comunicate per verificare il pagamento dei servizi, emettere i documenti e curare il seguito contabile, inclusi nomi, indirizzi, recapiti e l’eventuale numero d’impresa comunicato per le persone giuridiche.

Questi trattamenti sono necessari all’esecuzione del contratto quando ne è personalmente parte. Se rappresenta un’impresa o un’altra organizzazione, si basano sul legittimo interesse di AEGIS EVENT a gestire il rapporto professionale. I dati necessari a contabilità e fiscalità sono trattati anche per rispettare gli obblighi legali applicabili.

Esaminare le proposte e presentare i relatori

Le candidature ai comitati e le proposte di intervento possono richiedere identità, funzione, organizzazione, recapiti, percorso professionale, biografia, fotografia e informazioni sul contributo proposto.

Questi dati servono a esaminare la proposta, dialogare con gli interessati, organizzare comitati e interventi e, per i contributi selezionati, presentare programma e relatori sui supporti del congresso.

Esame e organizzazione si basano sulle misure precontrattuali o sul contratto quando ne è personalmente parte; negli altri casi, sul legittimo interesse di AEGIS EVENT a elaborare il programma e coordinare le persone proposte dalle loro organizzazioni.

La presentazione pubblica dei relatori è limitata alle informazioni professionali concordate e necessarie a informare i partecipanti. Fotografie, registrazioni e altri usi che richiedano un’autorizzazione specifica sono regolati separatamente. Una candidatura non selezionata non viene pubblicata come partecipazione confermata.

AEGIS EVENT pubblica un elenco degli espositori per presentare le loro attività e promuovere la partecipazione al congresso. Gli espositori autorizzano l’uso e la comunicazione al pubblico del proprio nome o denominazione e della descrizione delle attività, a fini commerciali, sui supporti commerciali di AEGIS EVENT e nelle newsletter occasionalmente inviate al pubblico. Quando tali informazioni costituiscono dati personali, la pubblicazione si basa sul consenso preventivo dell’interessato.

La partecipazione al congresso non comporta automaticamente l’iscrizione a un elenco accessibile agli altri partecipanti né la trasmissione dei recapiti agli sponsor.

La comunicazione, dopo l’evento, di un elenco di partecipanti agli sponsor autorizzati a riceverlo si basa sul consenso preventivo e distinto. Come annunciato, l’elenco è limitato a nome, impresa o organizzazione e funzione. Non contiene indirizzo e-mail né numero di telefono.

Al momento della scelta viene informato degli sponsor destinatari, delle finalità d’uso e delle modalità di esercizio dei diritti. L’opzione mira a consentire contatti professionali e seguito del congresso entro i limiti annunciati. Non costituisce consenso generale a ricevere pubblicità di terzi.

Il rifiuto o la revoca del consenso non incide sull’iscrizione. Prima della trasmissione, la revoca impedisce l’inclusione dei dati nell’elenco. Dopo la trasmissione, AEGIS EVENT informa i destinatari interessati della revoca e delle azioni conseguenti; può inoltre esercitare i diritti direttamente presso di loro. La revoca non pregiudica la liceità dei trattamenti già effettuati.

Un sistema di lettura dei badge consente inoltre agli espositori, con il suo consenso preventivo, di raccogliere cognome, nome, indirizzo, denominazione sociale, paese e settore di attività per proseguire gli scambi professionali avviati durante il congresso. Prima della lettura viene informato dell’identità dell’espositore destinatario, dei dati trasmessi, del loro uso e della durata di conservazione. Può rifiutare senza conseguenze sull’accesso al congresso. La lettura del badge non equivale al consenso a usi non annunciati né all’iscrizione automatica alle comunicazioni pubblicitarie dell’espositore. Può revocare il consenso secondo le modalità indicate al momento della raccolta.

Inviare notizie e inviti METRICS

L’invio di newsletter e inviti promozionali si basa sul consenso quando richiesto. AEGIS EVENT tratta quindi recapiti, lingua di comunicazione e preferenze che sceglie di comunicare.

Con il suo consenso preventivo, i messaggi possono contenere collegamenti specifici per ciascun destinatario. Quando un destinatario clicca su uno di essi, AEGIS EVENT può associare il clic al suo indirizzo e-mail e identificare il contenuto che ha attirato la sua attenzione. Le informazioni servono a misurare l’interesse per le comunicazioni e adattare notizie, inviti o offerte commerciali future agli argomenti d’interesse.

Può ricevere le comunicazioni METRICS senza accettare il tracciamento dei clic. Il consenso viene raccolto separatamente e può essere revocato in qualsiasi momento via e-mail o tramite il modulo di contatto.

Può disiscriversi gratuitamente in qualsiasi momento tramite il collegamento presente in ogni messaggio o contattando il sig. Antoine Rizk. La disiscrizione pone fine alle comunicazioni promozionali e all’uso dei dati per analizzare i suoi interessi a tali fini.

La sponsorizzazione di un messaggio inviato da AEGIS EVENT non conferisce, di per sé, allo sponsor accesso all’elenco dei destinatari. Se AEGIS EVENT intende trasmettere i suoi dati a uno sponsor affinché invii proprie comunicazioni commerciali, sarà informato preventivamente e il consenso verrà raccolto quando richiesto.

Garantire il funzionamento e la sicurezza del sito

I dati tecnici necessari al funzionamento e alla sicurezza possono includere indirizzo IP, data e ora delle richieste, pagine richieste, informazioni su browser e dispositivo e registri di errori e sicurezza. Attualmente, alla data dell’aggiornamento, non viene raccolto alcun dato tecnico; ogni modifica alla politica sui cookie o alle tecnologie di tracciamento che consenta la geolocalizzazione degli utenti o l’identificazione dei loro dispositivi tramite indirizzo IP sarà notificata direttamente agli utenti del sito.

Questi dati servono a fornire il sito, diagnosticare incidenti e prevenire accessi abusivi. Il trattamento si basa sul legittimo interesse di AEGIS EVENT a garantire un servizio affidabile e sicuro, nei limiti necessari a tali finalità.

I cookie e gli strumenti di tracciamento non strettamente necessari, in particolare quelli destinati alla misurazione dell’audience o alla pubblicità, sono soggetti al consenso preventivo alle condizioni della politica sui cookie. Il legittimo interesse invocato per la sicurezza non copre questi usi facoltativi.

Fotografie e registrazioni

Le modalità di ripresa, registrazione e diffusione sono annunciate prima dell’evento e ricordate sul posto. Le informazioni fornite precisano supporti di diffusione, destinatari, durate e mezzi per esercitare i diritti.

Ritratti, interviste, testimonianze e usi promozionali individualizzati sono soggetti a un’autorizzazione adeguata e, quando il trattamento si basa sul consenso, a una scelta libera e distinta. La partecipazione al congresso non equivale a un’autorizzazione generale a utilizzare immagine o voce.

Le immagini d’insieme destinate a documentare l’evento possono basarsi sul legittimo interesse di AEGIS EVENT a documentare le proprie attività, previa valutazione della necessità e dei diritti delle persone raffigurate. Sono previsti un’informazione preventiva e un mezzo effettivo di opposizione. Restano riservati i diritti all’immagine e le regole applicabili nel luogo delle riprese.

Le registrazioni e ritrasmissioni degli interventi sono oggetto di un accordo che ne precisa le condizioni.

Richieste particolari e dati sensibili

Per esigenze di accessibilità o restrizioni alimentari legate alla salute, contatti direttamente l’organizzatore all’indirizzo e-mail sopra indicato. Sono richieste solo le informazioni necessarie all’adattamento. I moduli generali non sono destinati ai dati sensibili.

Quando queste informazioni rivelano dati sanitari e sono necessarie per l’assistenza richiesta, il trattamento si basa sul consenso esplicito, oltre alla base applicabile all’organizzazione del servizio. È limitato alle persone che devono conoscerle e termina una volta realizzato l’adattamento, salvo un’esigenza distinta giuridicamente giustificata.

La revoca del consenso può incidere sull’adattamento richiesto. L’organizzatore ne spiega le conseguenze.

Gestire i reclami e tutelare i diritti

I dati necessari alla gestione di un reclamo, alla prova di un’operazione o all’accertamento, esercizio o difesa di un diritto possono essere conservati e utilizzati nella misura necessaria a tale finalità. Il trattamento si basa sul legittimo interesse di AEGIS EVENT a tutelare i propri diritti o su un obbligo legale specificamente applicabile.

Le richieste di esercizio dei diritti previsti dal GDPR sono trattate per rispettare gli obblighi legali di AEGIS EVENT. Una verifica d’identità supplementare è richiesta solo in caso di ragionevoli dubbi e resta proporzionata.

Natura obbligatoria o facoltativa delle informazioni

I campi obbligatori sono identificati al momento della raccolta. Senza le informazioni necessarie per rispondere alla richiesta, gestire un’iscrizione, eseguire un servizio o rispettare un obbligo legale, AEGIS EVENT potrebbe non essere in grado di fornire il servizio interessato.

I dati e le scelte facoltative sono presentati separatamente. Può in particolare rifiutare comunicazioni promozionali, trasmissione dei dati agli sponsor o cookie non necessari senza perdere l’accesso ai servizi che non ne dipendono.

Destinatari dei dati

Le persone autorizzate nell’organizzazione accedono solo ai dati necessari alle loro funzioni. I fornitori tecnici o operativi possono accedervi nei limiti della loro missione: hosting, manutenzione, messaggistica, gestione delle iscrizioni, fatturazione, comunicazioni, accoglienza e logistica del congresso.

Quando un fornitore agisce per conto di AEGIS EVENT, il suo intervento è disciplinato da un accordo conforme all’articolo 28 GDPR. È tenuto a rispettare le istruzioni ricevute e la riservatezza dei dati.

I membri dei comitati possono ricevere gli elementi necessari alla valutazione delle proposte e all’organizzazione del programma. La sede e i fornitori di sicurezza ricevono solo le informazioni necessarie alle loro missioni e sono identificati nelle informazioni pratiche quando effettuano trattamenti propri.

Gli sponsor ricevono elenchi di partecipanti solo alle condizioni della sezione 4.5. Le biografie e informazioni professionali destinate al programma sono accessibili al pubblico nei limiti annunciati. Autorità, consulenti professionali, assicuratori o organismi di pagamento possono ricevere i dati necessari alle loro missioni quando una base giuridica lo consente.

Un terzo che determina proprie finalità e mezzi agisce come titolare dei suoi trattamenti e deve fornire una propria informativa. AEGIS EVENT non presenta indistintamente tutti i fornitori o partner come responsabili del trattamento.

Trasferimenti al di fuori dello Spazio economico europeo

Quando viene effettuato un trasferimento al di fuori dello Spazio economico europeo, AEGIS EVENT verifica che benefici di un meccanismo valido ai sensi del capo V GDPR: decisione di adeguatezza applicabile al destinatario o garanzie adeguate, come le clausole contrattuali standard della Commissione europea, accompagnate dalle misure supplementari necessarie.

Può ottenere informazioni sulle garanzie utilizzate e una copia degli elementi pertinenti contattando il sig. Antoine Rizk. Le informazioni riservate di terzi possono essere oscurate nella misura necessaria.

Periodi di conservazione dei dati

AEGIS EVENT limita la conservazione alle necessità del trattamento. I dati utilizzati quotidianamente sono cancellati o anonimizzati quando la loro finalità è raggiunta. I documenti da conservare per un obbligo legale o per difendere un diritto sono archiviati separatamente con accesso limitato.

Quando non è imposto un termine legale, la conservazione è limitata allo stretto necessario e non supera dieci anni dalla raccolta. Questo limite non significa che tutti i dati siano conservati dieci anni: vengono cancellati o anonimizzati prima quando la conservazione non è più giustificata.

In caso di controversia, solo i dati necessari alla difesa dei diritti di AEGIS EVENT possono essere conservati fino alla conclusione definitiva del procedimento. I dati conservati esclusivamente per un obbligo legale o la difesa di un diritto sono archiviati separatamente con accesso limitato.

I periodi di conservazione dei cookie e dei dati associati sono precisati nella politica sui cookie.

Sicurezza e riservatezza

AEGIS EVENT attua misure tecniche e organizzative adeguate ai rischi, in particolare per autorizzazioni di accesso, riservatezza, protezione degli scambi, backup e gestione degli incidenti. Queste misure sono definite in funzione degli strumenti e dei fornitori effettivamente utilizzati.

In caso di violazione dei dati, AEGIS EVENT valuta i rischi per gli interessati ed effettua le notifiche e comunicazioni richieste dal GDPR. Nessuna misura tecnica può tuttavia garantire una sicurezza assoluta.

I suoi diritti

Alle condizioni previste dal GDPR, dispone dei seguenti diritti:

ottenere conferma del trattamento dei dati, accedervi e riceverne una copia;
far rettificare i dati inesatti o completare quelli incompleti;
chiederne la cancellazione quando ricorrono le condizioni di legge;
chiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dalla legge;
opporsi, per motivi legati alla sua situazione particolare, a un trattamento basato sul legittimo interesse. AEGIS EVENT vi pone fine salvo motivi legittimi cogenti prevalenti sui suoi interessi e diritti o necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto in giudizio;
opporsi in qualsiasi momento e senza giustificazione alla prospezione commerciale, compresa la profilazione connessa;
ricevere, in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati forniti quando il trattamento automatizzato si basa sul consenso o su un contratto, e chiederne la trasmissione diretta quando tecnicamente possibile;
revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente alla revoca.

Per esercitare i diritti, contatti il sig. Antoine Rizk ai recapiti della sezione 2. Precisi la richiesta e gli elementi che consentono di identificare i dati interessati. Non viene richiesta sistematicamente una copia integrale della carta d’identità.

Riceverà una risposta entro un mese dal ricevimento della richiesta. Se la complessità o il numero di richieste lo giustifica, il termine può essere prorogato di due mesi; sarà informato della proroga e dei motivi entro il primo mese.

L’esercizio dei diritti è in linea di principio gratuito. Qualsiasi limitazione, rifiuto o richiesta di contributo deve soddisfare le condizioni del GDPR ed esserle spiegata.

Decisioni automatizzate

Qualora fosse utilizzato un dispositivo di questo tipo, un’informativa preventiva ne preciserebbe il funzionamento, le conseguenze e le garanzie che consentono in particolare di chiedere un intervento umano, esprimere il proprio punto di vista e contestare la decisione.

Reclamo a un’autorità di controllo

Può presentare un reclamo all’Autorità belga per la protezione dei dati, i cui recapiti sono:

Rue de la Presse 35,

1000 Bruxelles

Tel.: +32 2 274 48 00;

E-mail: [email protected];

Sito internet: https://www.autoriteprotectiondonnees.be.

Può inoltre rivolgersi all’autorità competente dello Stato membro della residenza abituale, del luogo di lavoro o del luogo in cui ritiene sia avvenuta una violazione. Il reclamo all’autorità non è subordinato a un contatto preliminare con AEGIS EVENT.

Modifiche dell’informativa

Ogni aggiornamento è datato. Le modifiche sostanziali sono segnalate agli utenti e agli interessati prima della loro entrata in vigore o quando richiesto dalla normativa.

La comunicazione di un aggiornamento non equivale al consenso. L’adesione degli utenti e degli interessati alla nuova informativa sulla privacy sarà richiesta espressamente a ogni aggiornamento.