Objet et champ d’application
La protection de la vie privée des visiteurs de ce site est une priorité fondamentale d’AEGIS EVENT.
La présente politique expose la manière dont les données à caractère personnel collectées par AEGIS EVENT sont traitées dans le cadre de l’utilisation du site https://www.metrics-summit.org. Elle s’étend aux activités de suivi d’AEGIS EVENT auprès des personnes qui ont manifesté leur souhait d’être recontactées ou de collaborer avec AEGIS EVENT.
La présente politique s’adresse aux visiteurs du site, aux personnes qui prennent contact avec l’organisateur, aux participants et invités, aux intervenants, aux candidats aux comités, ainsi que les représentants des sponsors, exposants, partenaires et prestataires. Elle couvre les données recueillies en ligne, par courrier électronique, au moyen des formulaires et bons de commande, ou lors des échanges liés au congrès.
Les traitements sont réalisés conformément au règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, dit « RGPD », et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.
Les traitements optionnels ne s’appliquent que si vous utilisez le service concerné, après information et, lorsqu’il est requis, consentement.
Responsable du traitement et personne de contact
AEGIS EVENT est responsable des traitements décrits dans la présente politique et en détermine les finalités et les moyens.
Cette dernière assure le suivi des questions relatives à la protection des données des utilisateurs, et personnes reprises à l’article 1er de la présente politique.
Pour toute question particulière, vous pouvez par ailleurs contacter Monsieur Antoine RIZK, responsable des questions relatives au traitement des données à caractère personne, par e-mail ou par courrier au siège d’AEGIS EVENT, à son attention.
Origine des données
Les données proviennent principalement des informations que vous communiquez directement : demandes de contact, échanges avec l’organisateur, inscriptions, commandes, propositions d’intervention et choix de communication.
Certaines données professionnelles peuvent être communiquées par votre employeur, votre organisation, un sponsor qui vous invite ou la personne qui organise votre intervention. Elles peuvent également provenir de sources professionnelles publiques pertinentes, telles que le site de votre organisation ou un annuaire professionnel. Leur caractère public ne dispense pas AEGIS EVENT de respecter le RGPD.
En cas de collecte indirecte, AEGIS EVENT vous indique notamment la source et les catégories de données concernées, au plus tard dans le délai légal d’un mois ou, si elle intervient plus tôt, lors de la première communication avec vous ou de la première transmission à un autre destinataire, sauf exception légale applicable.
Les données techniques de navigation sont décrites à la rubrique 4.7 et dans la politique relative aux cookies.
Données traitées et finalités
Répondre aux demandes et préparer une relation contractuelle
Les formulaires et échanges permettent de traiter vos nom, prénom, fonction, organisation, adresse électronique professionnelle, numéro de téléphone si vous le communiquez, ainsi que votre message et les documents nécessaires au traitement de votre demande.
Ces données servent à vous répondre, à transmettre les informations demandées, à préparer une offre de sponsoring ou d’exposition et à assurer le suivi des échanges.
Lorsque vous agissez pour votre propre compte en vue d’un contrat, le traitement repose sur les mesures précontractuelles prises à votre demande. Si vous représentez une organisation, ou pour une demande d’information générale, il repose sur l’intérêt légitime d’AEGIS EVENT à répondre à ses interlocuteurs et à organiser ses relations professionnelles.
Gérer les inscriptions et la participation au congrès
À l’ouverture des inscriptions, les données nécessaires pourront comprendre votre identité, vos coordonnées professionnelles, votre organisation, votre fonction, votre catégorie de participation, les prestations choisies, les informations utiles à l’émission de votre badge et à la gestion de vos accès, ainsi que les échanges relatifs à votre participation.
Elles servent à traiter l’inscription, délivrer les justificatifs et badges, organiser l’accueil, gérer les accès et vous adresser les informations pratiques nécessaires au congrès.
Le traitement repose sur l’exécution du contrat lorsque vous y êtes personnellement partie. Pour les personnes inscrites par leur organisation ou invitées par un partenaire, il repose sur l’intérêt légitime d’AEGIS EVENT à exécuter les engagements pris avec cette organisation et à gérer la participation des personnes désignées.
Les communications indispensables à une inscription ou à une prestation sont distinctes des communications promotionnelles. Le désabonnement à ces dernières n’interrompt pas l’envoi des informations nécessaires à l’exécution de la prestation.
Gérer les sponsors et exposants ainsi que la facturation
AEGIS EVENT traite les coordonnées des interlocuteurs, les informations relatives à l’offre choisie, les commandes, invitations et prestations convenues, les coordonnées de facturation, les numéros de commande et de TVA, les signatures, ainsi que les références et le suivi des paiements.
Ces données permettent de préparer et d’exécuter les accords, d’organiser les espaces d’exposition et la visibilité convenue, de gérer les invitations et de tenir la comptabilité.
Les paiements en ligne, via la billetterie, sont effectués par l’intermédiaire de PayPal. Les données nécessaires à la transaction, notamment les informations relatives à la carte bancaire utilisée, sont traitées pour autoriser et effectuer le paiement et, le cas échéant, procéder à un remboursement. Les informations sur le traitement des données par ce prestataire sont accessibles via le lien suivant : https://www.paypal.com/fr/legalhub/paypal/privacy-full
AEGIS EVENT utilise par ailleurs les informations de paiement qui lui sont communiquées pour vérifier le règlement des prestations, établir les justificatifs et assurer le suivi comptable. Et notamment les noms, adresses et coordonnées de contact communiquées, ainsi que l’éventuel numéro d’entreprise communiqué (pour les personnes morales).
Ces traitements sont nécessaires à l’exécution du contrat lorsque vous y êtes personnellement partie. Si vous représentez une entreprise ou une autre organisation, ils reposent sur l’intérêt légitime d’AEGIS EVENT à gérer cette relation professionnelle. Les données nécessaires à la comptabilité et à la fiscalité sont également traitées pour respecter les obligations légales applicables.
Examiner les propositions et présenter les intervenants
Les candidatures aux comités et les propositions d’intervention peuvent nécessiter votre identité, votre fonction, votre organisation, vos coordonnées, votre parcours professionnel, une biographie, une photographie et les informations relatives à la contribution proposée.
Ces données servent à examiner la proposition, à échanger avec les personnes concernées, à organiser les comités et les interventions et, pour les contributions retenues, à présenter le programme et les intervenants sur les supports du congrès.
L’examen et l’organisation reposent sur les mesures précontractuelles ou le contrat lorsque vous y êtes personnellement partie ; dans les autres cas, ils reposent sur l’intérêt légitime d’AEGIS EVENT à élaborer son programme et à coordonner les personnes proposées par leurs organisations.
La présentation publique des intervenants se limite aux informations professionnelles convenues et nécessaires pour informer les participants. Les photographies, enregistrements et autres utilisations nécessitant une autorisation particulière font l’objet de modalités distinctes. Une candidature non retenue n’est pas publiée en tant que participation confirmée.
Faciliter les rencontres professionnelles et communiquer une liste aux sponsors
AEGIS EVENT publie une liste des exposants afin de présenter leurs activités et de promouvoir leur participation au congrès. Les exposants autorisent l’utilisation et la communication au public de leur nom ou dénomination et de la description de leurs activités, à des fins commerciales, sur les supports commerciaux d’AEGIS EVENT, ainsi que les Newsletters ponctuellement communiqués au public. Lorsque ces informations constituent des données à caractère personnel, leur publication repose sur le consentement préalable de la personne concernée.
La participation au congrès n’entraîne pas automatiquement votre inscription à un annuaire accessible aux autres participants ni la transmission de vos coordonnées à des sponsors.
La communication, après l’événement, d’une liste de participants aux sponsors habilités à la recevoir repose sur votre consentement préalable et distinct. Conformément à la formule annoncée, cette liste est limitée à votre nom, votre entreprise ou organisation et votre fonction. Votre adresse électronique et votre numéro de téléphone n’y figurent pas.
Au moment du choix, vous êtes informé des sponsors destinataires, de leurs finalités d’utilisation et des modalités d’exercice de vos droits. Cette option vise à permettre les mises en relation professionnelles et le suivi du congrès dans les limites annoncées. Elle ne vaut pas accord général à recevoir la publicité de tiers.
Le refus ou le retrait de ce consentement est sans effet sur votre inscription. Avant la transmission, le retrait empêche l’inclusion de vos données dans la liste. Après la transmission, AEGIS EVENT informe les destinataires concernés du retrait et des suites à lui donner ; vous pouvez également exercer vos droits directement auprès d’eux. Le retrait n’affecte pas la licéité des traitements déjà réalisés.
Un dispositif de lecture des badges permet également aux exposants de recueillir, avec votre consentement préalable, vos nom, prénom, adresse, dénomination sociale, pays et zone d’activité, afin de poursuivre les échanges professionnels engagés lors du congrès. Avant la lecture, vous êtes informé de l’identité de l’exposant destinataire, des données transmises, de leur utilisation et de leur durée de conservation. Vous pouvez refuser cette transmission sans conséquence sur votre accès au congrès. La lecture de votre badge ne vaut ni consentement à des utilisations qui ne vous ont pas été annoncées ni abonnement automatique aux communications publicitaires de l’exposant. Vous pouvez retirer votre consentement selon les modalités indiquées lors de la collecte.
Adresser les actualités et invitations METRICS
L’envoi de lettres d’information et d’invitations promotionnelles repose sur votre consentement lorsque celui-ci est requis. AEGIS EVENT traite alors vos coordonnées, votre langue de communication et les préférences que vous choisissez de communiquer.
Avec votre consentement préalable, les messages peuvent contenir des liens propres à chaque destinataire. Lorsqu’un destinataire clique sur l’un de ces liens, AEGIS EVENT peut associer ce clic à son adresse électronique et identifier le contenu qui a retenu son attention. Ces informations permettent de mesurer l’intérêt porté aux communications et d’adapter les prochaines actualités, invitations ou offres commerciales aux sujets qui l’intéressent.
Vous pouvez recevoir les communications de METRICS sans accepter ce suivi de vos clics. Votre accord est recueilli séparément et peut être retiré à tout moment par simple courrier électronique ou via notre formulaire de contact.
Vous pouvez vous désabonner à tout moment, gratuitement, au moyen du lien prévu dans chaque message ou en contactant Monsieur Antoine Rizk. Votre désabonnement met fin à l’envoi de communications promotionnelles ainsi qu’à l’utilisation de vos données pour analyser vos intérêts à ces fins.
Le sponsoring d’un message envoyé par AEGIS EVENT ne confère pas, à lui seul, au sponsor un accès à la liste des destinataires. Si AEGIS EVENT souhaite transmettre vos données à un sponsor pour que celui-ci vous adresse ses propres communications commerciales, vous en êtes informé préalablement et votre consentement est recueilli lorsqu’il est requis.
Assurer le fonctionnement et la sécurité du site
Les données techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité peuvent comprendre l’adresse IP, la date et l’heure des requêtes, les pages demandées, des informations sur le navigateur et le terminal ainsi que les journaux d’erreurs et de sécurité. Pour le moment, aucune donnée technique n’est recueillie à ce jour (voir date de mise à jour) ; toute modification de la politique de cookies, des technologies de traçage qui faciliterait la géolocalisation des utilisateurs ou l’identification (par adresse IP) des appareils des utilisateurs sera directement notifiée aux utilisateurs du site.
Ces données servent à fournir le site, à diagnostiquer les incidents et à prévenir les accès abusifs. Le traitement repose sur l’intérêt légitime d’AEGIS EVENT à assurer un service fiable et sécurisé, dans les limites nécessaires à ces objectifs.
Les cookies et traceurs qui ne sont pas strictement nécessaires, notamment ceux destinés à la mesure d’audience ou à la publicité, sont soumis au consentement préalable dans les conditions exposées dans la politique relative aux cookies. L’intérêt légitime invoqué pour la sécurité ne couvre pas ces usages facultatifs.
Photographies et enregistrements
Les modalités de prise de vues, de captation et de diffusion sont annoncées avant l’événement et rappelées sur place. Les informations fournies précisent les supports de diffusion, les destinataires, les durées et les moyens d’exercer vos droits.
Les portraits, interviews, témoignages et utilisations promotionnelles individualisées sont soumis à une autorisation adaptée et, lorsque le traitement repose sur le consentement, à un choix libre et distinct. La participation au congrès ne vaut pas autorisation générale d’exploiter votre image ou votre voix.
Les vues d’ensemble destinées à rendre compte de l’événement peuvent reposer sur l’intérêt légitime d’AEGIS EVENT à documenter ses activités, après appréciation de leur nécessité et des droits des personnes représentées. Une information préalable et un moyen effectif de signaler une opposition sont prévus. Les droits à l’image et les règles applicables au lieu de la prise de vues restent réservés.
Les captations et rediffusions des interventions font l’objet d’un accord précisant leurs conditions.
Demandes particulières et données sensibles
Pour un besoin d’accessibilité ou une contrainte alimentaire liée à la santé, contactez directement l’organisateur via l’adresse électronique susmentionnée. Seules les informations nécessaires à l’aménagement sont demandées. Les formulaires généraux ne sont pas destinés aux données sensibles.
Lorsque ces informations révèlent des données de santé et sont nécessaires à une assistance demandée, leur traitement repose sur votre consentement explicite, en complément de la base applicable à l’organisation de la prestation. Il est limité aux personnes qui doivent en connaître et cesse lorsque l’aménagement est réalisé, sous réserve d’un besoin distinct légalement justifié.
Le retrait du consentement peut affecter l’aménagement demandé. L’organisateur vous en explique les conséquences.
Traiter les réclamations et protéger les droits
Les données nécessaires à la gestion d’une réclamation, à la preuve d’une opération ou à la constatation, à l’exercice et à la défense d’un droit peuvent être conservées et utilisées dans la mesure requise pour cette finalité. Ce traitement repose sur l’intérêt légitime d’AEGIS EVENT à protéger ses droits ou sur une obligation légale précisément applicable.
Les demandes d’exercice des droits prévus par le RGPD sont traitées pour respecter les obligations légales d’AEGIS EVENT. Une vérification d’identité complémentaire n’est demandée qu’en cas de doute raisonnable et reste proportionnée.
Caractère obligatoire ou facultatif des informations
Les champs obligatoires sont identifiés au moment de la collecte. Sans les informations nécessaires pour répondre à votre demande, traiter une inscription, exécuter une prestation ou respecter une obligation légale, AEGIS EVENT peut ne pas être en mesure de fournir le service concerné.
Les données et choix facultatifs sont présentés séparément. Vous pouvez notamment refuser les communications promotionnelles, la transmission de vos données à des sponsors ou les cookies non nécessaires sans perdre l’accès aux prestations qui n’en dépendent pas.
Destinataires des données
Les personnes habilitées au sein de l’organisation accèdent aux seules données nécessaires à leurs fonctions. Les prestataires techniques ou opérationnels peuvent y accéder dans les limites de leur mission : hébergement, maintenance, messagerie, gestion des inscriptions, facturation, communications, accueil et logistique du congrès.
Lorsqu’un prestataire agit pour le compte d’AEGIS EVENT, son intervention est encadrée par un accord conforme à l’article 28 du RGPD. Il est tenu de respecter les instructions reçues et la confidentialité des données.
Les membres des comités peuvent recevoir les éléments nécessaires à l’évaluation des propositions et à l’organisation du programme. Le lieu d’accueil et les prestataires de sécurité ne reçoivent que les informations nécessaires à leurs missions et sont identifiés dans les informations pratiques lorsqu’ils réalisent leurs propres traitements.
Les sponsors ne reçoivent des listes de participants que dans les conditions de la rubrique 4.5. Les biographies et informations professionnelles destinées au programme sont accessibles au public dans les limites annoncées. Les autorités, conseils professionnels, assureurs ou organismes de paiement peuvent recevoir les données nécessaires à leurs missions lorsqu’une base juridique le permet.
Un tiers qui détermine ses propres finalités et moyens agit comme responsable de ses traitements et doit fournir sa propre information. AEGIS EVENT ne présente pas indistinctement tous ses prestataires ou partenaires comme des sous-traitants.
Transferts en dehors de l’Espace économique européen
Lorsqu’un transfert hors de l’Espace économique européen est réalisé, AEGIS EVENT vérifie qu’il bénéficie d’un mécanisme valable au titre du chapitre V du RGPD : décision d’adéquation applicable au destinataire ou garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne, accompagnées des mesures complémentaires nécessaires.
Vous pouvez obtenir des informations sur les garanties utilisées et une copie des éléments pertinents en contactant Monsieur Antoine Rizk. Les informations confidentielles de tiers peuvent être occultées dans la mesure nécessaire.
Durées de conservation des données
AEGIS EVENT limite la conservation aux besoins du traitement. Les données utilisées au quotidien sont supprimées ou anonymisées lorsque leur finalité est atteinte. Les documents dont la conservation demeure nécessaire à une obligation légale ou à la défense d’un droit sont archivés séparément, avec des accès limités.
Lorsqu’aucun délai légal n’est imposé, cette durée est limitée au strict nécessaire et ne dépasse pas dix ans à compter de la collecte des données. Ce plafond ne signifie pas que toutes les données sont conservées pendant dix ans, mais qu’elles sont supprimées ou anonymisées plus tôt lorsque leur conservation n’est plus justifiée.
En cas de litige, les seules données nécessaires à la défense des droits d’AEGIS EVENT peuvent être conservées jusqu’à la clôture définitive de la procédure. Les données conservées uniquement pour respecter une obligation légale ou défendre un droit sont archivées séparément, avec un accès limité.
Les durées de conservation des cookies et des données qui leur sont associées sont précisées dans la politique relative aux cookies.
Sécurité et confidentialité
AEGIS EVENT met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques, notamment en matière d’habilitation des accès, de confidentialité, de protection des échanges, de sauvegarde et de gestion des incidents. Ces mesures sont définies en fonction des outils et des prestataires effectivement utilisés.
En cas de violation de données, AEGIS EVENT apprécie les risques pour les personnes concernées et procède aux notifications et communications requises par le RGPD. Aucune mesure technique ne permet toutefois de garantir une sécurité absolue.
Vos droits
Dans les conditions prévues par le RGPD, vous disposez des droits suivants :
- obtenir confirmation du traitement de vos données, accéder à celles-ci et recevoir une copie ;
- faire rectifier les données inexactes ou compléter les données incomplètes ;
- demander leur effacement lorsque les conditions légales sont réunies ;
- demander la limitation du traitement dans les cas prévus par la loi ;
- vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement fondé sur l’intérêt légitime. AEGIS EVENT y met alors fin, sauf motifs légitimes impérieux prévalant sur vos intérêts et droits ou nécessité de constater, exercer ou défendre un droit en justice ;
- vous opposer à tout moment et sans justification à la prospection, y compris au profilage qui lui est lié ;
- recevoir, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, les données que vous avez fournies, lorsque le traitement automatisé repose sur votre consentement ou sur un contrat, et demander leur transmission directe lorsqu’elle est techniquement possible ;
- retirer votre consentement à tout moment, sans affecter la licéité du traitement antérieur au retrait.
Pour exercer vos droits, contactez Monsieur Antoine Rizk aux coordonnées indiquées à la rubrique 2. Précisez votre demande et les éléments permettant d’identifier les données concernées. Une copie complète de votre carte d’identité n’est pas exigée de manière systématique.
Une réponse vous est apportée dans le mois suivant la réception de la demande. Si sa complexité ou le nombre de demandes le justifie, ce délai peut être prolongé de deux mois ; vous êtes alors informé de cette prolongation et de ses motifs dans le premier mois.
L’exercice des droits est en principe gratuit. Toute restriction, tout refus ou toute demande de frais doit satisfaire aux conditions prévues par le RGPD et vous être expliqué.
Décisions automatisées
Si un dispositif de cette nature devait être utilisé, une information préalable préciserait son fonctionnement, ses conséquences et les garanties permettant notamment de solliciter une intervention humaine, d’exprimer votre point de vue et de contester la décision.
Réclamation auprès d’une autorité de contrôle
Vous pouvez adresser une réclamation à l’Autorité de protection des données belge, dont les coordonnées sont repris ci-dessous :
Rue de la Presse 35,
1000 Bruxelles
Tél. : +32 2 274 48 00 ;
Courriel : [email protected] ;
Site internet : https://www.autoriteprotectiondonnees.be.
Vous pouvez également saisir l’autorité compétente de l’État membre de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu où vous estimez qu’une violation a été commise. Une réclamation auprès de l’autorité n’est pas subordonnée à une démarche préalable auprès d’AEGIS EVENT.
Évolution de la politique
Toute mise à jour est datée. Les changements substantiels sont signalés aux utilisateurs et personnes concernées avant leur entrée en vigueur ou lorsque la réglementation l’exige.
Une mise à jour signalée à l’utilisateur ne vaut pas consentement. L’adhésion des utilisateurs et personnes concernées par la nouvelle politique de confidentialité sera expressément requise à chaque mise à jour.