Objeto y ámbito de aplicación
La protección de la privacidad de quienes visitan este sitio es una prioridad fundamental para AEGIS EVENT.
Esta política explica cómo se tratan los datos personales recogidos por AEGIS EVENT al utilizar https://www.metrics-summit.org. También abarca las actividades de seguimiento de AEGIS EVENT con las personas que han solicitado ser contactadas de nuevo o colaborar con AEGIS EVENT.
Esta política se dirige a visitantes del sitio, personas que contactan con el organizador, participantes e invitados, ponentes, candidatos a los comités y representantes de patrocinadores, expositores, colaboradores y proveedores. Abarca datos recogidos en línea, por correo electrónico, mediante formularios y pedidos o durante intercambios relacionados con el congreso.
Los tratamientos se realizan conforme al Reglamento (UE) 2016/679 de 27 de abril de 2016, Reglamento General de Protección de Datos («RGPD»), y a la ley belga de 30 de julio de 2018 relativa a la protección de las personas físicas respecto del tratamiento de datos personales.
Los tratamientos opcionales solo se aplican si utiliza el servicio correspondiente, después de haber sido informado y, cuando sea necesario, haber prestado su consentimiento.
Responsable del tratamiento y persona de contacto
AEGIS EVENT es responsable de los tratamientos descritos en esta política y determina sus fines y medios.
AEGIS EVENT realiza el seguimiento de las cuestiones relativas a la protección de los datos de usuarios y personas mencionadas en el artículo 1 de esta política.
Para cualquier cuestión particular, también puede contactar con el Sr. Antoine RIZK, responsable de las cuestiones relativas al tratamiento de datos personales, por correo electrónico o postal dirigido a su atención en el domicilio social de AEGIS EVENT.
Origen de los datos
Los datos proceden principalmente de la información que comunica directamente: solicitudes de contacto, intercambios con el organizador, inscripciones, pedidos, propuestas de intervención y opciones de comunicación.
Algunos datos profesionales pueden ser comunicados por su empleador, su organización, un patrocinador que le invite o la persona que organice su intervención. También pueden proceder de fuentes profesionales públicas pertinentes, como el sitio de su organización o un directorio profesional. Su carácter público no exime a AEGIS EVENT de cumplir el RGPD.
En caso de recogida indirecta, AEGIS EVENT le indicará en particular la fuente y las categorías de datos afectadas, a más tardar en el plazo legal de un mes o, si sucede antes, en la primera comunicación con usted o la primera transmisión a otro destinatario, salvo excepción legal aplicable.
Los datos técnicos de navegación se describen en la sección 4.7 y en la política de cookies.
Datos tratados y fines
Responder a solicitudes y preparar una relación contractual
Los formularios e intercambios permiten tratar su apellido, nombre, cargo, organización, correo electrónico profesional, número de teléfono si lo comunica, su mensaje y los documentos necesarios para gestionar la solicitud.
Estos datos sirven para responderle, transmitir la información solicitada, preparar una oferta de patrocinio o exposición y dar seguimiento a los intercambios.
Cuando actúa por cuenta propia con vistas a un contrato, el tratamiento se basa en medidas precontractuales adoptadas a petición suya. Si representa a una organización o solicita información general, se basa en el interés legítimo de AEGIS EVENT en responder a sus interlocutores y organizar sus relaciones profesionales.
Gestionar las inscripciones y la participación en el congreso
Cuando se abran las inscripciones, los datos necesarios podrán incluir identidad, datos de contacto profesionales, organización, cargo, categoría de participación, servicios elegidos, información necesaria para emitir la acreditación y gestionar los accesos, e intercambios relativos a su participación.
Sirven para tramitar la inscripción, emitir justificantes y acreditaciones, organizar la acogida, gestionar los accesos y enviarle la información práctica necesaria para el congreso.
El tratamiento se basa en la ejecución del contrato cuando usted es personalmente parte. Para las personas inscritas por su organización o invitadas por un colaborador, se basa en el interés legítimo de AEGIS EVENT en cumplir los compromisos adquiridos con dicha organización y gestionar la participación de las personas designadas.
Las comunicaciones imprescindibles para una inscripción o un servicio son distintas de las promocionales. La baja de estas últimas no interrumpe el envío de información necesaria para prestar el servicio.
Gestionar patrocinadores y expositores y la facturación
AEGIS EVENT trata los datos de los interlocutores, información sobre la oferta elegida, pedidos, invitaciones y servicios acordados, datos de facturación, números de pedido e IVA, firmas, referencias y seguimiento de pagos.
Estos datos permiten preparar y ejecutar acuerdos, organizar espacios de exposición y la visibilidad acordada, gestionar invitaciones y llevar la contabilidad.
Los pagos en línea mediante la venta de entradas se realizan a través de PayPal. Los datos necesarios para la transacción, incluida la información de la tarjeta utilizada, se tratan para autorizar y efectuar el pago y, en su caso, realizar un reembolso. La información sobre el tratamiento del proveedor está disponible en: https://www.paypal.com/fr/legalhub/paypal/privacy-full
AEGIS EVENT también utiliza la información de pago comunicada para verificar el abono de los servicios, emitir justificantes y realizar el seguimiento contable, incluidos nombres, direcciones, datos de contacto y el eventual número de empresa comunicado para personas jurídicas.
Estos tratamientos son necesarios para ejecutar el contrato cuando usted es personalmente parte. Si representa a una empresa u otra organización, se basan en el interés legítimo de AEGIS EVENT en gestionar esa relación profesional. Los datos necesarios para contabilidad y fiscalidad también se tratan para cumplir las obligaciones legales aplicables.
Examinar propuestas y presentar a los ponentes
Las candidaturas a comités y las propuestas de intervención pueden requerir identidad, cargo, organización, datos de contacto, trayectoria profesional, biografía, fotografía e información sobre la aportación propuesta.
Estos datos sirven para examinar la propuesta, comunicarse con las personas interesadas, organizar comités e intervenciones y, para las aportaciones seleccionadas, presentar el programa y los ponentes en los soportes del congreso.
El examen y la organización se basan en medidas precontractuales o en el contrato cuando usted es personalmente parte; en los demás casos, en el interés legítimo de AEGIS EVENT en elaborar su programa y coordinar a las personas propuestas por sus organizaciones.
La presentación pública de ponentes se limita a la información profesional acordada y necesaria para informar a participantes. Fotografías, grabaciones y otros usos que requieran autorización específica se regulan por separado. Una candidatura no seleccionada no se publica como participación confirmada.
Facilitar encuentros profesionales y comunicar una lista a patrocinadores
AEGIS EVENT publica una lista de expositores para presentar sus actividades y promover su participación en el congreso. Los expositores autorizan el uso y la comunicación pública de su nombre o denominación y la descripción de sus actividades, con fines comerciales, en los soportes comerciales de AEGIS EVENT y en boletines enviados ocasionalmente al público. Cuando esta información constituye datos personales, su publicación se basa en el consentimiento previo del interesado.
La participación en el congreso no supone automáticamente su inclusión en un directorio accesible a otros participantes ni la transmisión de sus datos de contacto a patrocinadores.
La comunicación posterior al evento de una lista de participantes a patrocinadores autorizados a recibirla se basa en su consentimiento previo y separado. Como se anuncia, la lista se limita a su nombre, empresa u organización y cargo. No incluye correo electrónico ni teléfono.
Al elegir, se le informa de los patrocinadores destinatarios, sus fines de uso y cómo ejercer sus derechos. Esta opción pretende facilitar contactos profesionales y el seguimiento del congreso dentro de los límites anunciados. No constituye un consentimiento general para recibir publicidad de terceros.
La negativa o retirada de este consentimiento no afecta a su inscripción. Antes de la transmisión, la retirada impide incluir sus datos en la lista. Después, AEGIS EVENT informa a los destinatarios afectados de la retirada y sus consecuencias; también puede ejercer sus derechos directamente ante ellos. La retirada no afecta a la licitud de los tratamientos ya realizados.
Un sistema de lectura de acreditaciones permite asimismo a los expositores, con su consentimiento previo, recoger apellido, nombre, dirección, razón social, país y sector de actividad para continuar los intercambios profesionales iniciados durante el congreso. Antes de la lectura se le informa de la identidad del expositor destinatario, los datos transmitidos, su uso y conservación. Puede negarse sin consecuencias para su acceso al congreso. Leer su acreditación no equivale a consentir usos no anunciados ni a suscribirse automáticamente a comunicaciones publicitarias del expositor. Puede retirar su consentimiento según las modalidades indicadas al recoger los datos.
Enviar noticias e invitaciones de METRICS
El envío de boletines e invitaciones promocionales se basa en su consentimiento cuando sea necesario. AEGIS EVENT trata entonces sus datos de contacto, idioma de comunicación y preferencias que decida comunicar.
Con su consentimiento previo, los mensajes pueden contener enlaces específicos para cada destinatario. Cuando este hace clic, AEGIS EVENT puede asociarlo a su correo electrónico e identificar el contenido que llamó su atención. La información permite medir el interés por las comunicaciones y adaptar futuras noticias, invitaciones u ofertas comerciales a los temas que le interesan.
Puede recibir comunicaciones de METRICS sin aceptar el seguimiento de sus clics. Su consentimiento se obtiene por separado y puede retirarse en cualquier momento por correo electrónico o mediante el formulario de contacto.
Puede darse de baja en cualquier momento y gratuitamente mediante el enlace de cada mensaje o contactando con el Sr. Antoine Rizk. La baja pone fin a las comunicaciones promocionales y al uso de sus datos para analizar sus intereses con esos fines.
El patrocinio de un mensaje enviado por AEGIS EVENT no da por sí solo al patrocinador acceso a la lista de destinatarios. Si AEGIS EVENT desea transmitir sus datos a un patrocinador para que envíe sus propias comunicaciones comerciales, se le informará previamente y se solicitará su consentimiento cuando sea necesario.
Garantizar el funcionamiento y la seguridad del sitio
Los datos técnicos necesarios para el funcionamiento y la seguridad pueden incluir dirección IP, fecha y hora de solicitudes, páginas solicitadas, información del navegador y dispositivo, y registros de errores y seguridad. Actualmente, en la fecha de actualización, no se recoge ningún dato técnico; cualquier cambio de la política de cookies o de las tecnologías de rastreo que permita geolocalizar a los usuarios o identificar sus dispositivos mediante dirección IP se notificará directamente a los usuarios del sitio.
Estos datos sirven para proporcionar el sitio, diagnosticar incidencias y prevenir accesos abusivos. El tratamiento se basa en el interés legítimo de AEGIS EVENT en ofrecer un servicio fiable y seguro, dentro de los límites necesarios para dichos fines.
Las cookies y rastreadores que no sean estrictamente necesarios, en particular los destinados a medir audiencia o publicidad, requieren consentimiento previo conforme a la política de cookies. El interés legítimo invocado para seguridad no abarca estos usos opcionales.
Fotografías y grabaciones
Las modalidades de toma de imágenes, grabación y difusión se anuncian antes del evento y se recuerdan en el lugar. La información facilitada precisa los soportes de difusión, destinatarios, plazos y medios para ejercer sus derechos.
Retratos, entrevistas, testimonios y usos promocionales individualizados requieren una autorización adecuada y, cuando el tratamiento se basa en consentimiento, una elección libre y separada. Participar en el congreso no supone una autorización general para explotar su imagen o voz.
Las vistas generales destinadas a informar sobre el evento pueden basarse en el interés legítimo de AEGIS EVENT en documentar sus actividades, tras evaluar su necesidad y los derechos de las personas representadas. Se prevén información previa y un medio efectivo de oposición. Se reservan los derechos de imagen y las normas aplicables en el lugar de la toma.
Las grabaciones y redifusiones de intervenciones se regulan mediante un acuerdo que precisa sus condiciones.
Solicitudes particulares y datos sensibles
Para una necesidad de accesibilidad o restricción alimentaria vinculada a la salud, contacte directamente con el organizador en el correo indicado anteriormente. Solo se solicita información necesaria para la adaptación. Los formularios generales no están destinados a datos sensibles.
Cuando esta información revele datos de salud y sea necesaria para la asistencia solicitada, el tratamiento se basa en su consentimiento explícito, además de la base aplicable a la organización del servicio. Se limita a las personas que necesitan conocerla y termina cuando se realiza la adaptación, salvo una necesidad distinta legalmente justificada.
Retirar el consentimiento puede afectar a la adaptación solicitada. El organizador le explicará las consecuencias.
Gestionar reclamaciones y proteger derechos
Los datos necesarios para gestionar una reclamación, probar una operación o formular, ejercer o defender una reclamación pueden conservarse y utilizarse en la medida requerida para ese fin. El tratamiento se basa en el interés legítimo de AEGIS EVENT en proteger sus derechos o en una obligación legal específicamente aplicable.
Las solicitudes para ejercer derechos del RGPD se tratan para cumplir las obligaciones legales de AEGIS EVENT. Solo se solicita verificación adicional de identidad en caso de duda razonable y de forma proporcionada.
Carácter obligatorio u opcional de la información
Los campos obligatorios se identifican al recoger los datos. Sin la información necesaria para responder a su solicitud, tramitar una inscripción, prestar un servicio o cumplir una obligación legal, AEGIS EVENT puede no estar en condiciones de prestar el servicio correspondiente.
Los datos y opciones voluntarios se presentan por separado. Puede rechazar comunicaciones promocionales, transmisión de sus datos a patrocinadores o cookies no necesarias sin perder acceso a servicios que no dependan de ellos.
Destinatarios de los datos
Las personas autorizadas dentro de la organización acceden solo a los datos necesarios para sus funciones. Proveedores técnicos u operativos pueden acceder dentro de los límites de su misión: alojamiento, mantenimiento, mensajería, gestión de inscripciones, facturación, comunicaciones, acogida y logística del congreso.
Cuando un proveedor actúa por cuenta de AEGIS EVENT, su intervención se regula mediante un acuerdo conforme al artículo 28 RGPD. Debe respetar las instrucciones recibidas y la confidencialidad de los datos.
Los miembros de los comités pueden recibir elementos necesarios para evaluar propuestas y organizar el programa. El recinto y los proveedores de seguridad reciben solo información necesaria para sus funciones y se identifican en la información práctica cuando realizan sus propios tratamientos.
Los patrocinadores solo reciben listas de participantes en las condiciones de la sección 4.5. Las biografías e información profesional destinadas al programa son públicas dentro de los límites anunciados. Autoridades, asesores profesionales, aseguradoras u organismos de pago pueden recibir datos necesarios para sus funciones cuando una base jurídica lo permita.
Un tercero que determina sus propios fines y medios actúa como responsable de sus tratamientos y debe facilitar su propia información. AEGIS EVENT no presenta indistintamente a todos sus proveedores o colaboradores como encargados del tratamiento.
Transferencias fuera del Espacio Económico Europeo
Cuando se realiza una transferencia fuera del Espacio Económico Europeo, AEGIS EVENT verifica que cuente con un mecanismo válido conforme al capítulo V RGPD: decisión de adecuación aplicable al destinatario o garantías apropiadas, como las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea, junto con las medidas adicionales necesarias.
Puede obtener información sobre las garantías utilizadas y una copia de los elementos pertinentes contactando con el Sr. Antoine Rizk. La información confidencial de terceros podrá ocultarse en la medida necesaria.
Plazos de conservación
AEGIS EVENT limita la conservación a las necesidades del tratamiento. Los datos de uso diario se suprimen o anonimizan al cumplirse su finalidad. Los documentos que deban conservarse para una obligación legal o la defensa de un derecho se archivan por separado con acceso limitado.
Cuando no exista un plazo legal, la conservación se limita a lo estrictamente necesario y no supera diez años desde la recogida. Este máximo no significa que todos los datos se conserven diez años: se eliminan o anonimizan antes cuando su conservación deje de estar justificada.
En caso de litigio, solo los datos necesarios para defender los derechos de AEGIS EVENT pueden conservarse hasta la conclusión definitiva del procedimiento. Los datos conservados exclusivamente para una obligación legal o defender un derecho se archivan por separado con acceso limitado.
Los plazos de conservación de cookies y datos asociados se precisan en la política de cookies.
Seguridad y confidencialidad
AEGIS EVENT aplica medidas técnicas y organizativas adecuadas a los riesgos, especialmente en materia de autorización de accesos, confidencialidad, protección de comunicaciones, copias de seguridad y gestión de incidencias. Estas medidas se definen según las herramientas y proveedores efectivamente utilizados.
En caso de violación de datos, AEGIS EVENT evalúa los riesgos para las personas afectadas y realiza las notificaciones y comunicaciones exigidas por el RGPD. Ninguna medida técnica permite garantizar una seguridad absoluta.
Sus derechos
En las condiciones previstas por el RGPD, dispone de los siguientes derechos:
- obtener confirmación del tratamiento de sus datos, acceder a ellos y recibir una copia;
- rectificar datos inexactos o completar datos incompletos;
- solicitar su supresión cuando se cumplan las condiciones legales;
- solicitar la limitación del tratamiento en los casos previstos por la ley;
- oponerse, por motivos relacionados con su situación particular, a un tratamiento basado en interés legítimo. AEGIS EVENT lo interrumpirá salvo motivos legítimos imperiosos que prevalezcan sobre sus intereses y derechos o necesidad de formular, ejercer o defender una reclamación;
- oponerse en cualquier momento y sin justificación a la mercadotecnia directa, incluida la elaboración de perfiles relacionada;
- recibir, en formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, los datos que haya facilitado cuando el tratamiento automatizado se base en consentimiento o contrato, y solicitar su transmisión directa cuando sea técnicamente posible;
- retirar su consentimiento en cualquier momento, sin afectar a la licitud del tratamiento anterior a la retirada.
Para ejercer sus derechos, contacte con el Sr. Antoine Rizk mediante los datos de la sección 2. Precise su solicitud y los elementos que permitan identificar los datos afectados. No se exige sistemáticamente una copia completa del documento de identidad.
Recibirá respuesta en el plazo de un mes desde la recepción de la solicitud. Si la complejidad o el número de solicitudes lo justifica, el plazo puede ampliarse dos meses; se le informará de la ampliación y sus motivos durante el primer mes.
El ejercicio de los derechos es en principio gratuito. Cualquier limitación, negativa o solicitud de pago debe cumplir las condiciones del RGPD y explicársele.
Decisiones automatizadas
Si se utilizara un sistema de este tipo, una información previa precisaría su funcionamiento, consecuencias y garantías para, en particular, solicitar intervención humana, expresar su punto de vista e impugnar la decisión.
Reclamación ante una autoridad de control
Puede presentar una reclamación ante la Autoridad belga de Protección de Datos, cuyos datos son:
Rue de la Presse 35,
1000 Bruselas
Tel.: +32 2 274 48 00;
Correo electrónico: [email protected];
Sitio web: https://www.autoriteprotectiondonnees.be.
También puede dirigirse a la autoridad competente del Estado miembro de su residencia habitual, lugar de trabajo o lugar donde considere que se produjo una infracción. Una reclamación ante la autoridad no está condicionada a contactar previamente con AEGIS EVENT.
Modificación de la política
Toda actualización lleva fecha. Los cambios sustanciales se comunican a usuarios e interesados antes de su entrada en vigor o cuando lo exija la normativa.
La notificación de una actualización no equivale al consentimiento. La aceptación de la nueva política de privacidad por usuarios e interesados se solicitará expresamente en cada actualización.